Каждая фирма должна проводить сортирование возникшей в процессе делопроизводства документации. Сортирование подразумевает
- проведение экспертизы важности документов. Данная процедура предусматривает установленные архивными учреждениями, правовыми нормативами правила проведения сортирования бумаг, с определением сроков для хранения каждой бумаги, которая в последствии должна будет направиться или на хранение в архив, или уничтожение макулатуры.
ЭК должна провести:
- согласование выявленных бумаг с госархивом
- оформление различных документов, которые должны сопровождать выявленные дела в архивы и на утилизацию. К таким сопроводительным документам относят акты, описи - проверка номенклатуры дел, правильность ее оформления, качество
После того как все бумаги подготовлены к передачи на хранение в архивные учреждения, их следует согласовать с архивным учреждением, ЭЦК, руководством предприятия. Не стоит забывать и о том, что уничтожение документов считается весьма ответственным этапом по ведению работы с бумагами.
Для соблюдения всех норм по ликвидации бумажных носителей информации необходимо для начала определить степень секретности документа. Те бумаги, которые заводились в бухгалтерии, а так же отдела кадров следует отнести к конфиденциальным бумагам, которые утилизируются в определенном порядке.
Ликвидацию проводят несколькими методами, это шредирование, сжигание, закапывание, обработка специальными растворами. Вся секретная документация уничтожается путем шредирования с последующей обработкой хим веществами, которые расплавляют макулатуру, превращая ее в «кашу».
Для того, чтобы сотрудники предприятия были уверены в том, что все документы утилизированы, а не хранятся где-то в помещении архивного учреждения, приглашается на сам процесс представитель предприятия, который наблюдает за ходом всего процесса от самого начала и до конца. Только такой подход к работе с бумагами дает полную уверенность в сохранности информации.
Бумаги, которые хранят информацию не конфиденциальную, ликвидируются путем шредирования. Все бумажные носители измельчаются на полоски и кусочки, в зависимости от оборудования и его возможностей к измельчению.
Удобно еще и то, что фирмы, которые проводят ликвидацию вторсырья своими силами вывозят макулатуру, что обеспечивает удобство проведения данного процесса по ликвидации каждому предприятию, которое в нем нуждается.
Большое внимание необходимо уделить документам бухгалтерии. Они не только имеют секретность, но и свои определенные сроки, отведенные на хранение, которые прописаны в НК РФ. К примеру, бухгалтерские документы могут храниться три года, десять лет, семьдесят пять и бессрочно, в зависимости от наименования документа. Если имеются какие-то сомнения относительно сроков хранения бухгалтерских бумаг, то лучше всего не рисковать, а обратиться за помощью в спец компании.